Essa é uma pergunta comum, mas que na prática pode ser respondida assim: “Mande Tudo”. Isso mesmo!! Todas as informações e documentos que tenham tido algum reflexo econômico na empresa devem ser enviados para a contabilidade, já que lá serão registrados e devidamente tratados para o cumprimento das obrigações assessórias.
Logicamente, com a digitalização, muitas informações podem ser enviadas na forma de arquivos eletrônico, mas é sempre melhor pecar por excesso do que pela falta. Assim, na dúvida, mande para seu contador.
Para ilustrar, resumimos alguns documentos/informações de extrema importância para que a Contabilidade possa realizar os devidos registros e emissão de guias de impostos. Logicamente, que cada atividade tem sua especificidade, devendo essa lista ser interpretada conforme o caso.
Movimento Fiscal
NOTAS FISCAIS DE VENDAS (seja NF-e ou NFC-e) no formato XML para que seja feita a devida importação juntamente com o relatório detalhado para a conferência. *Empresas comerciais.
NOTAS FISCAIS DE SERVIÇOS PRESTADOS (Sendo Nota Fiscal Eletrônica, só precisa nos mandar caso não tenhamos acesso ao Sistema de Emissão de Notas) * Empresa prestadora de Serviços.
Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTEs) * Atividade de Transportes;
NOTAS FISCAIS DE COMPRAS (seja de mercadorias ou produtos de uso/consumo/imobilizado) identificando se a mercadoria será para uso/comercialização ou industrialização, conforme o caso.
NOTAS FISCAIS DE SERVIÇOS ou RECIBOS de SERVIÇOS TOMADOS (Serviços que terceiros prestam para sua empresa). Caso se trate de Obra, identificar qual obra se destina) * Atenção maior para as Construtoras
Recibos e contratos de ALUGUEL de IMÓVEIS (seja na condição de Locadora ou Locatária).
EXTRATO e INFORMES DE APLICAÇÕES FINANCEIRAS (Lembramos que normalmente os bancos fornecem dois extratos, um da conta corrente e outro das aplicações financeiras, sendo que, em alguns casos, existe tributação adicional na Aplicação financeira, que só podemos calcular de posse dos extratos).
Documentos de COMPRA/VENDA de VEÍCULOS ou IMÓVEIS.
Contratos de FINANCIAMENTO dos Imóveis Vendidos * Atividade Imobiliária:
RELATÓRIO DO RECEBIMENTO DAS PARCELAS DE IMÓVEIS vendidos a prazo, separando o valor principal e juros *Atividade Imobiliária:
Contas de Energia, Telefone e Nota fiscal de Serviços de Internet.
Arquivos SPED FISCAL e EFD CONTRIBUIÇÕES *Empresas comerciais Lucro Presumido e Real.
Movimento de Folha de Pagamento:
Relação de recarga de Vale Transportes com o nome dos empregados.
Atestados médicos de funcionários;
Comprovantes de pagamentos de todos os impostos, taxas e ou contribuições;
Saldo da apuração de controle de frequência e jornada dos empregados (faltas, horas extras, adicional noturno, etc);
Informações e contratos de estágio celebrados no mês;
Informações sobre benefícios (Ticket alimentação, ticket refeição,planos de saúde, seguros diversos etc);
Pagamentos/Adiantamentos diversos realizados aos empregados;
Informações sobre pensão alimentícia;
Informações sobre descontos/adiantamentos diversos (farmácia, adiantamentos, lojas conveniadas e etc);
Comprovantes de recebimentos dos empregados e/ou contribuintes (sócios), de outras fontes (empresas, cooperativas de trabalho, etc);
Notas fiscais e/ou informações sobre o faturamento proveniente de comercialização da produção rural, quando for o caso.
Saúde e Segurança do Trabalho
As empresas com funcionários devem verificar junto às clínicas especializadas no ramo, a confecção e efetiva aplicação dos programas relacionados à saúde e segurança do trabalho (PPRA, PCMSO, LTCAT, etc), bem como os treinamentos relacionados às Normas Regulamentadoras e observar as rotinas relacionadas aos exames ocupacionais/periódicos exigidos.
Movimento Contábil – Além de tratar as informações já listadas no Movimento Fiscal e de Folha de Pagamento, são também necessários para os devidos registros contábeis:
Duplicatas pagas;
Comprovantes de pagamentos (custos e despesas);
Comprovantes de pagamentos de impostos e contribuições;
cópias de cheques emitidos;
Comprovantes de créditos e débitos bancários (saques, transferências, pagamentos, etc);
extratos bancários e Extratos de Aplicações financeiras;
apólices de seguros;
inventario de mercadorias referente ao mês de dezembro de cada ano;
Contratos de empréstimo ou financiamentos tomados.
É de extrema importância a sintonia entre Cliente e Escritório de Contabilidade. Quando mais precisas e completas são as informações enviadas, mais seguros serão os registros contábeis, evitando que a empresa sofra com registros incompletos que gerem informações desencontradas e até mesmo autuações fiscais.
Assim, a frase que responde a pergunta do título é: “Tenho que mandar TUDO par meu contador”.
